Manejo y control del archivo ("ARCHIVONOMIA")

SEP                                                           DGETA                                                            SEMS

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO AGROPECUARIO No. 42

Facilitador: Hilda Graciela Pérez Pereyra               Aula 17

UNIDAD 1.   MANEJO Y CONTROL DEL ARCHIVO

Nombre del alumno: Jennifer Liliana Espinosa José

1.- Enumere varios departamentos que podrían existir en un negocio para facilitar las diversas funciones comerciales.

1. Área

2. Orientación

3. Iluminación

4. Temperatura y Ventilación

5. Decoración

6. Instalaciones accesorios

7. Mobiliario y Equipos: Archivero, Gaveta, Estante y Tarjetero.

2.- ¿Que actividades se incluyen en una definición general de manejo de documentos?

 Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de la organización.

3.-  Menciona 5 documentos que se archivan en un departamento de ventas

Mercantil, Financiera, Industrial, Contable y Particular.

4.- Porque cada documento mencionado en la respuesta 3 es básico para el funcionamiento del departamento

Porque debe planear, ejecutar y controlar las actividades en este campo y cada uno de ellas  Lleva un adecuado control y análisis de las ventas.

5.- Cuales son las etapas en el ciclo de vida en un documento comercial.

Consta de 5 etapas:

*creación y recibo   

*archivo y protección     

 *utilización

*remisión                          

 *eliminacion
6.- Defina el termino “Archivonomía”

Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que  comprende la planeación, organización, la integración, la ejecución, y el control de los mismos.

7.-  Mencione 4 funciones de un archivista

1) Revisar, organizar y ordenar que el manejo de los expedientes y documentación

En general custodiados por esta institución, sea el adecuado y apegado a la

Normatividad en cuanto a préstamos, transferencias y conservación.

2) Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.

3) Adaptarse a las necesidades de la empresa como condición fundamental de toda organización debidamente planeada

4) Aplicar los sistemas y métodos adecuados a la documentación y todas las normas higiénicas que son comunes a toda persona civilizada.

8.- En que cosiste la división de los archivos

Los archivos se dividen por su organización: Archivos Centrales y Archivos Locales.

II. Resuelva, en base a los conocimientos de división de los archivos e integración; los siguientes casos.

1.-  Juan Rodríguez es propietario de una estación de gasolina el le dice a su amigo Tomas que no necesita tener un sistema organizado para guardar sus documentos. Tomas afirma que Juan debería tener un sistema de archivo bien planificado. ¿Con cual estarías de acuerdo y porque?

No, porque es fundamental un control o una serie de datos correspondiente a cada asunto.

2.- Patricia Rojas quiere trabajar en la compañía de bienes raíces de su tío; ella afirma que no va a tomar un curso de manejo de documentos porque no le será útil en su trabajo. ¿Esta usted de acuerdo y porque?

No, porque debe tener una adecuada preparacion y asi llevar un control con los documentos que es el objetivo primordial de los archivos.