PREGUNTAS

1.       CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?

Local, Mobiliario y Equipo, Documentos y Personal.

2.       ¿CUAL ES EL MAS IMPORTANTES DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y PORQUE?

Documentación, puesto que el local, muebles y equipo, y personal están destinados a contener y manejar los citados documentos.

3.       ¿CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIÓN DEL LOCAL, PARA UN ARCHIVO?

El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina y no la oficina a las necesidades del local.

4.       ¿CUALES SON LAS CARACTERISTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS?

El área suficiente se determinara con exactitud tomando en cuenta la superficie que se ocupara por el mobiliario, el quipo, el número de empleados y demás.

CONCRETAMENTE REFIERASE A LOS SIGUIENTES PUNTOS:

A)     AREA: de forma rectangular y desechar lo de escasa anchura.

B)      PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: el incendio y la humedad.

C)      ORIENTACION: es hacia el sur, después al oriente, o al poniente, y la más inconveniente es al norte.

D)     ILUMINACION: debe ser en cantidad suficiente, sin reflejos, sin sombras y con buena difusión de la luz.

E)      TEMPERATURA Y VENTILACION: tiene intima relación con el rendimiento y eficiencia de los empleados, además influyen grandemente en la conservación de los documentos.

F)      DECORACION: debe evitar todo aquello que favorezca la acumulación de polvo, para emplear materiales que reúnan las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza.

G)     INSTALACIONES Y VENTILACION: tiene intima relación con el rendimiento y eficiencia de los empleados.

H)     MOBILIARIO Y EQUIPO:

·         ARCHIVERO: es un mueble seccional, metálica de 1, 2, 3, 4, 5,6 gavetas o cajones, en los que hay d diversos colores.

·         GAVETA: Tiene en sus paredes laterales exteriores la parte del mecanismo de suspensión y deslizamiento correspondiente  a la estructura del archivero.

·         ESTANTE: es un mueble de estructura metálica, de longitud y altura variables de conformidad con el local, compuesto de “pies derechos” y “entrepaños”.

·         TARJETERO: es semejante a la gaveta de los archiveros pero reducida en su tamaño.

·         OTROS MUEBLES: las cajas y pastas o tablillas archivadoras forman parte del equipo necesario para contener los expedientes cuando se emplea como mobiliario del estante.

5.       ¿CUAL ES EL OBJETIVO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS?

Manejo, conservación y control de los documentos.

6.       ¿CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACION?

Bibliografía, biblioteconomía, enciclopedia, archivística y museografía.

7.       ¿COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS?

Por una parte en lo que llamamos correspondencia, y por otra en una multiplicada, de documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas.

8.       ¿CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHISTA?

Dominio completo de lo referente a la clasificación de expedientes, manejo conservación y control de los documentos.

9.       ¿CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA?

Integridad y solvencia, moral, reconocida, honradez y discreción absoluta.

10.   ¿CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS?

Periódicas fumigaciones y abolir, la practica viciosa de humedecer y el uso de dedales de goma.

ARCHIVONOMIA (division de los archivos)

1.       ¿QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL?

Son unidades de servicio que concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias, es decir, existe un solo archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada por la tramitación hecha por las diversas dependencias. Es la mas amplia, económica y eficaz formación documentaria.

2.       ¿CUALES SON LAS CARACTERISTICAS DEL ARCHIVO LOCAL?

El servicio se localiza en cada dependencia de la institución, y consecuencia, se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

3.       ¿CUAL ES EL ARCHIVO QUE CONTIENE TODA CLASE DE DOCUMENTOS?

Los archivos generales contienen todo género de asuntos de la institución; corresponden a una organización centralizada, o bien, a unidad de concentración de expedientes de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus archivos locales en proceso de operación.

4.       ¿CUAL, EL QUE CONTIENE DOCUMENTOS DE UNA MISMA ESPECIE O SIMILARES?

Los archivos parciales están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.

5.       ¿CUALES SON LAS DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS, POR SU DESTINO?

·         Archivos Públicos

·         Archivos Privados

·         Archivos Secretos.

6.       ¿QUE ES ARCHIVO DIRECTO Y QUE, ARCHIVO INDIRECTO?

·         ARCHIVOS DIRECTOS: Son los que  no requieren de catálogos en la localización y consulta de expedientes.

·         ARCHIVOS INDIRECTOS: Requieren de auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

7.       ¿CUÁNDO DE DENOMINA A UN ARCHIVO CUALITATIVO Y CUANDO CUANTITATIVO?

LOS ARCHIVOS CUALITATIVOS son de gran volumen en su documentación.

LOS ARCHIVOS CUANTITATIVOS son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas del archivo.

8.       ¿COMO SE DIVIDE EL ARCHIVO, ATENDIENDO A LOS SIGNOS EMPLEADOS?

Esta división y subdivisión es resultado del empleo de los signos representados por las letras del alfabeto, o de los números arábigos, en los diversos sistemas de clasificación documentaria. Las letras y las cifras se emplean separadamente o combinadas.

ARCHIVONOMIA

1.       ¿DE QUE SE OCUPA LA ARCHIVONOMIA?

Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeación, organización, integración, ejecución y el control de los mismos.

2.       ¿Qué SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS?

·         PLANEACION: La constituyen las metas o finalidades, idead y doctrinas, los planes y normas generales.

·         ORGANIZACIÓN: Representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica, de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.

·         INTEGRACION: Pone en armónica cooperación a aquellos  elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.

·         CONTROL: Instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado y de lo dirigido, de las tareas y su ejecución.

3.       ¿COMO SE HA FORMADO EL TERMINO ARCHIVONOMIA?

Expresión de la organización y administración de los archivos, es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas, y nomé que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la información.

4.       ¿QUE SIGNIFICADO TIENEN LOS SIGUIENTES TERMINOS?

·         ARCHIVAR: La acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

·         ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.

·         ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando se manejo y conservación.

Manejo y control del archivo ("ARCHIVONOMIA")

SEP                                                           DGETA                                                            SEMS

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO AGROPECUARIO No. 42

Facilitador: Hilda Graciela Pérez Pereyra               Aula 17

UNIDAD 1.   MANEJO Y CONTROL DEL ARCHIVO

Nombre del alumno: Jennifer Liliana Espinosa José

1.- Enumere varios departamentos que podrían existir en un negocio para facilitar las diversas funciones comerciales.

1. Área

2. Orientación

3. Iluminación

4. Temperatura y Ventilación

5. Decoración

6. Instalaciones accesorios

7. Mobiliario y Equipos: Archivero, Gaveta, Estante y Tarjetero.

2.- ¿Que actividades se incluyen en una definición general de manejo de documentos?

 Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de la organización.

3.-  Menciona 5 documentos que se archivan en un departamento de ventas

Mercantil, Financiera, Industrial, Contable y Particular.

4.- Porque cada documento mencionado en la respuesta 3 es básico para el funcionamiento del departamento

Porque debe planear, ejecutar y controlar las actividades en este campo y cada uno de ellas  Lleva un adecuado control y análisis de las ventas.

5.- Cuales son las etapas en el ciclo de vida en un documento comercial.

Consta de 5 etapas:

*creación y recibo   

*archivo y protección     

 *utilización

*remisión                          

 *eliminacion
6.- Defina el termino “Archivonomía”

Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que  comprende la planeación, organización, la integración, la ejecución, y el control de los mismos.

7.-  Mencione 4 funciones de un archivista

1) Revisar, organizar y ordenar que el manejo de los expedientes y documentación

En general custodiados por esta institución, sea el adecuado y apegado a la

Normatividad en cuanto a préstamos, transferencias y conservación.

2) Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.

3) Adaptarse a las necesidades de la empresa como condición fundamental de toda organización debidamente planeada

4) Aplicar los sistemas y métodos adecuados a la documentación y todas las normas higiénicas que son comunes a toda persona civilizada.

8.- En que cosiste la división de los archivos

Los archivos se dividen por su organización: Archivos Centrales y Archivos Locales.

II. Resuelva, en base a los conocimientos de división de los archivos e integración; los siguientes casos.

1.-  Juan Rodríguez es propietario de una estación de gasolina el le dice a su amigo Tomas que no necesita tener un sistema organizado para guardar sus documentos. Tomas afirma que Juan debería tener un sistema de archivo bien planificado. ¿Con cual estarías de acuerdo y porque?

No, porque es fundamental un control o una serie de datos correspondiente a cada asunto.

2.- Patricia Rojas quiere trabajar en la compañía de bienes raíces de su tío; ella afirma que no va a tomar un curso de manejo de documentos porque no le será útil en su trabajo. ¿Esta usted de acuerdo y porque?

No, porque debe tener una adecuada preparacion y asi llevar un control con los documentos que es el objetivo primordial de los archivos.